Telefonkonferenzen werden oft genutzt, um Teilnehmer mit aktuellen Informationen zu versorgen.
Erfahren Sie hier, wie Sie erfolgreich Information weiter geben:
- Was ist Informationsvermittlung?
- Wie werden Informationen vermittelt?
- Vorteile der Telefonkonferenz: Gleichzeitigkeit
- Feedback erlauben
- Feedback-Inseln schaffen
- Feedback nutzen, um Verständnis zu sichern
Was ist Informationsvermittlung?
Bei der Informationsvermittlung übermittelt ein Sender Wissen oder Daten an einen oder mehrere Empfänger. Der Sender verfügt über Informationen, welche für die Empfänger neu sein sollten.
Verläuft das Informieren erfolgreich, verfügt der Empfänger über das neue Wissen.
Beispielsweise stellt der Vertrieb neue Verkaufszahlen vor oder ein Mitarbeiter des Außendienstes beschreibt die Situation vor Ort.
Wie werden Informationen übermittelt?
Informationen können auf unterschiedlichen Wegen übermittelt werden. Hier wird eine Telefonkonferenzen mit einer E-Mail vergleichen. Beide Wege sind nützlich, wenn Sender und Empfänger sich nicht an einem gemeinsamen Ort aufhalten.
Ein wichtiger Unterscheid liegt in der Art der Verwendung der Sprache:
- Die E-Mail wird geschrieben. Der Inhalt wird durch sichtbare Muster (Buchstaben) transportiert.
- In der Telefonkonferenz wird gesprochen. Die Äußerungen werden mit Lauten (Schallwellen) übertragen.
Dieser grundlegende Unterschied zeigt, dass Schrift in der Regel länger haltbar ist („Wer schreibt, der bleibt.“) Diese Haltbarkeit ermöglicht über zeitliche Distanzen hinweg zu kommunizieren.
- Bei einer E-Mail müssen Sender und Empfänger noch nicht einmal zur gleichen Zeit beteiligt sein (asynchrone Kommunikation).
- Hingegen ist bei einer Telefonkonferenz die gleichzeitige Beteiligung eine Voraussetzung (synchrone Kommunikation).
Vorteil der Telefonkonferenz: Gleichzeitigkeit
Diese Gleichzeitigkeit kennen Sie von Face-to-Face-Gesprächen und Eins-zu-eins-Telefonaten. Wenn Ihre Information bei Zuhörer angekommen ist, ist das Zeil der Informationsvermittlung erreicht.
Bei gleichzeitiger Kommunikation erhalten Sie leichter und direkter die Rückmeldung der Zuhörer. Oft reichen schon kleine akustische Zeichen, wie ein kurzes „Ja.“, „Mhm.“ oder „Aha!“. So sind Sie sicher, dass das Gesagte auch angekommen ist: Erfolgsmonitoring in Echtzeit.
Dies funktioniert bei schriftlicher Kommunikation wie bei einer E-Mail nicht.
Feedback in Konferenzen erlauben
Lassen Sie spontane Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer zu. Erteilen Sie Ihren Zuhörern ausdrücklich die Erlaubnis zu Zwischenfragen und Kommentaren.
Zum Beispiel so:
„Bitte unterbrechen Sie mich direkt,
wenn Ihnen etwas unklar ist oder Sie Anmerkungen haben.
Das hilft mir Ihre Erfahrung einzubeziehen.“
Achten Sie darauf, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt sind: Die Teilnehmer sind hörbar. Anderenfalls stellen Sie die Teilnehmer per Websteuerung oder Telefontastatur laut.
Bei größeren Konferenzen ist es üblich, dass der Moderator die zuhörenden Teilnehmer stumm schaltet. Dadurch werden störende Geräuschen vermieden. Doch auch bei Konferenzen mit vielen Teilnehmern können Sie Rückmeldung erhalten.
Wenn keine Fragen gestellt werden, stellen Sie Ihren Teilnehmern Fragen!
Haben Sie etwas Neues erfahren?
Welches Thema hat Sie besonders interessiert?
Haben Sie schon einmal etwas ähnliches erlebt?
Wie könnte man diese Informationen in der Praxis anwenden?
Auch wenn Sie nicht exakt fragen, ob jeder alles verstanden hat, werden Sie darauf eine Antwort erhalten. Sprechen die Teilnehmer zum Beispiel nur Nebensächlichkeiten an, konnten Sie die wichtigen Punkt nicht deutlich genug betonen.
Feedback-Inseln helfen bei großen Telkos!
Eine Feedback-Insel ist eine Phase in der Konferenz in der Rückmeldung gegeben werden. Diese Phase wird durch den Moderator eingeleitet und beendet. Außerhalb der Feedback-Inseln hat der Moderator die alleinige Aufmerksamkeit.
Nachdem ein Thema abgeschlossen ist, öffnen Sie die Mikrophone der Teilnehmer und gestatten Fragen. Sie und Ihre Teilnehmer betreten die Feedback-Insel!
Somit behalten Sie das Ruder in der Hand.
Verlassen Sie die Feedback-Insel wieder, sobald Sie ausreichend Rückmeldung erhalten haben. Schließen Sie die Mikrophone und greifen Sie die Meldungen der Teilnehmer auf. Nun segeln Sie mit korrigierten Kurs weiter.
Feedback nutzen, um Verständnis zu sichern
Durch die Rückmeldungen, schätzen Sie das Verständnis Ihrer Teilnehmer ein. Im nächsten Schritt können Sie den Erfolg optimieren. Das können Sie bei einem Mailing nicht:
- Betonen Sie wichtige Aspekte oder Informationen, die bei Ihren Zuhörern nicht gut angekommen sind.
- Fassen Sie Wichtiges zusammen. Es hilft den Teilnehmern das Wesentliche zu identifizieren.
- Stellen Sie Kontext her. Oft hilft der Zusammenhang die Informationen zu verstehen. Sie können von Ihrem beruflichen Hintergrund berichten. Oder Sie stellen dar, welche Geschichte hinter den vorgestellten Informationen steckt.
- Klären Sie Missverständnisse höflich. Falls eine Rückmeldung den Eindruck erweckt, unzutreffend zu sein, sprechen Sie dies an.
- Ergänzen Sie Informationen. Wenn Sie etwas als bekannt vorausgesetzt haben, was Ihren Gesprächspartnern nicht gegenwärtig war, vervollständigen Sie es.
- Bauen Sie auf dem Wissen Ihrer Zuhörer auf. Wiederholen Sie bekannte Informationen nur, wenn Sie dafür einen Grund haben.