10 consejos útiles para conferencias telefónicas de éxito.

Con esta pequeña guía su teleconferencia será incluso más fácil.

Para organizar una teleconferencia se aplican las mismas reglas que para cualquier otra reunión, en concreto, el establecimiento de una fecha, hora y convocatoria de participantes de la conferencia. Además deberá tener en cuenta lo siguiente:

  1. ¿Dónde están ubicados sus participantes? ¿Están solos, en su oficina, se trata de un grupo en una sala de cofnerencia, o están de viaje de negocios en el extranjero? Puede que estas cosas tengan un impacto a la hora de elegir proveedor de servicios de conferencia. Si dirige sus teleconferencias con talkyoo, tiene asegurado que llegará incluso a clientes internacionales. Los participantes que usen su teléfono móvil tampoco se verán sorprendidos al final por facturas extraordinariamente altas.
  2. Tenga en cuenta los diferentes husos horarios. Si dirige conferencias con participantes internacionales, pregúntese primero ¿Cuál es la mejor hora del día para una teleconferecia?¿Qué hora es donde están sus participantes?
  3. Podrá invitar a sus participantes fácilmente con la plantilla de invitación por correo electrónico que recibió de talkyoo nada más registrarse.
  4. Durante la conferencia es recomendable reducir al mínimo los ruidos de fondo, especialmente los interlocutores que llaman con el móvil. Los participantes deben asegurarse que están llamando desde un entorno tranquilo, puesto que los ruidos de fondo pueden interferir notablemente en su conferencia.
  5. El moderador de la conferencia deberá regular la conferencia. Esto significa que deberá presentar a todos los participantes y darles la bienvenida por su nombre.
  6. Cuando un participante nuevo accede a la conferencia, debería presentarse con su nombre.
  7. Puesto que los participantes de la conferencia no pueden verse, es importante que se les puede identificar. Esto significa que en conferencias grandes, cada interlocutor diga su nombre antes de empezar a hablar. Identifíquese siempre por su nombre, antes de comenzar su exposición.
  8. Nunca hablen todos a la vez. Sólo hable cuando se le pregunta o pida turno para hablar, para así asegurar que los demás participantes le entiendan.
  9. Al final de la conferencia, talkyoo le enviará al moderador una estadística de la conferencia realizada.
  10. Como servicio adicional, el moderador podrá recibir una grabación de la conversación. Esto facilitará o ahorrará la redacción de posteriores informes protocolarios.