10 consigli utili per una conferenza telefonica di successo

Con questa breve guida la tua prossima conference call sarà ancora più semplice.

Per organizzare una conference call si applicano le stesse regole di ogni altro meeting, vale a dire la sequenza: evento, data, orario e partecipanti alla conferenza. Inoltre, bisognerebbe considerare i seguenti aspetti:

  1. In che luogo si trovano i tuoi partecipanti? Sono da soli, in uffcio, sono in gruppo seduti assieme in un'aula conferenze, o sono in viaggio per affari? Questi aspetti possono influeanzare la scelta del tuo provider. Se conduci le tue conferenze con talkyoo hai la garanzia di raggiungere anche i clienti internazionali. Anche i partecipanti che stanno usando un telefono cellulare non ricecevranno più bollette salate.
  2. Tieni a mente le diverse fasce orarie. Se stai conducendo conferenze con partecipanti internazionali chiediti sempre prima: Qual è l'orario migliore della giornata per le conference calls? In quali ore i miei partecipanti sono svegli?
  3. Puoi invitare i tuoi partecipanti con facilità tramite il template di invito da mandare per e-mail che hai ricevuto da talkyoo subito dopo la tua registrazione.
  4. Durante la tua conferenza è consigliato ridurre al minimo i rumori di sottofonfo, specialmente con gli utenti da telefono cellulare. I partecipanti dovrebbero assicurarsi di chiamare da un ambiente silenzioso, in quanto i rumori di sottofondo possono interferire molto con la conferenza.
  5. Il moderatore della conferenza dovrebbe moderare la conferenza. Ciò significa che dovrebbe presentare tutti i partecipanti e dargli il benvenuto chiamandoli per nome.
  6. Se un nuovo partecipante raggiunge l'aula conferenze, egli dovrebbe presentarsi dicendo il suo nome.
  7. Dal momento che i partecipanti ad una conferenza non possono vedersi a vicenda, è importante che vengano riconosciuti. Ciò significa che nelle conference calls più grandi i partecipanti dovrebbero dire il proprio nome prima di iniziare a parlare. Dichiara sempre chi sei con il tuo nome prima di voler dire qualcosa.
  8. Non parlate mai tutti assieme nello stesso momento. Parla solo se ti è richiesto o chiedi la parola, in modo da assicurare che gli altri partecipanti possano capire.
  9. Al termine della conferenza talkyoo invierà un report statistico via E-mail al moderatore della conferenza.
  10. Come servizio aggiuntivo, il moderatore della conferenza può ricevere una registrazione audio, se il servizio è stato attivato prima della conferenza. Questo semplifica la stesura di report e valutazioni sulla conferenza.