10 hilfreiche Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen.

Mit dieser kleinen Telefonkonferenz Anleitung kann Ihre nächste Telefonkonferenz noch einfacher werden.

Für die Organisation einer Telefonkonferenz gelten die gleichen Regeln wie für jedes andere Meeting auch, nämlich das Festlegen von Anlass, Zeitpunkt, Zeitraum und Teilnehmern der Konferenz. Zusätzlich sollte folgendes bedacht werden:

  1. An welchem Ort befinden sich die Teilnehmer: im eigenen Büro, zu mehreren im Konferenzraum oder auf Geschäftsreise im Ausland? Dies kann Auswirkungen auf die Wahl des Anbieters haben. Wenn Sie Ihre Telefonkonferenz mit talkyoo führen, sind Sie garantiert auch aus dem Ausland erreichbar und bei Anrufen mit dem Handy kommt es zu keiner Kostenexplosion.
  2. Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Zeitzonen bei Telefonkonferenzen mit Teilnehmern aus dem Ausland. Wann ist die beste Zeit für Telefonkonferenzen? Wo ist es wann wie spät?
  3. Schnell und unkompliziert einladen können Sie Ihre Konferenzteilnehmer mit der Einladungsmail, die Sie von talkyoo direkt nach der Registrierung erhalten.
  4. Während der Konferenz ist es empfehlenswert, Hintergrundgeräusche auszuschalten, insbesondere bei Mobiltelefonen. Die Teilnehmer sollten daher darauf achten, dass sie in ruhiger Umgebung telefonieren, da sonst die Hintergrundgeräusche die Konferenz stören könnten.
  5. Der Initiator der Konferenz sollte moderieren, sich allen Teilnehmern vorstellen und diese mit Namen begrüßen.
  6. Sobald ein neuer Teilnehmer den Konferenzraum betritt, sollte er sich kurz mit Namen melden.
  7. Da die Teilnehmer sich bei einer Telefonkonferenz naturgemäß nicht sehen können, ist es wichtig, dass sie zugeordnet werden können. So können in größeren Telefonkonferenzen die Beteiligten beispielsweise kurz ihren Namen nennen, bevor sie mit ihrem Beitrag beginnen. Melden Sie sich immer vorher mit Ihrem Namen, wenn sie etwas sagen möchten.
  8. Vermeiden Sie Durcheinandersprechen. Sprechen Sie nur nach Aufforderung oder erbitten Sie das Wort.
  9. Im Anschluss bekommt der Moderator von talkyoo eine Statistik über die geführte Konferenz.
  10. Als Zusatzleistung kann der Moderator bei talkyoo einen Gesprächsmitschnitt erhalten. Dies erleichtert oder erspart lästiges Protokollschreiben.