Um Teilnehmer zu einer Telefonkonferenz einzuladen, hilft unsere Funktion „Teilnehmer einladen“. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer alle notwendigen Informationen zur Einwahl in die Konferenz erhalten. Schritt für Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie aus der Raumbox die Teilnehmer zu Ihrer Telefonkonferenz einladen.
Benötigte Zeit: 3 Minuten.
So laden Sie Teilnehmer zu Ihrer Telefonkonferenz ein:
- Melden sich auf talkyoo.net mit Ihrer E-Mail an.
Wenn Sie mehrere Räume haben, wählen Sie den Raum aus, in dem die Telefonkonferenz stattfinden wird.
- Wählen Sie „Teilnehmer einladen“ im Menü der Raumübersicht.
- Zeitpunkt der Konferenz angeben.
Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für Beginn und Ende der Konferenz. Nutzen Sie hierfür die Pfeile. Sie können auch auf den Monat oder die Uhrzeit klicken, um eine Auswahl zu öffnen.
- E-Mail Text anpassen
Jetzt können Sie den Text der Einladung anpassen. Wenn Sie Ihren Text zukünftig noch einmal verwenden wollen, klicken Sie auf „E-Mail Text speichern“.
- Weitere Informationen hinzufügen
Ergänzen Sie die Konferenz mit einer Online Präsentation! Dann setzen Sie hier einen Haken. Den Link zur Online Präsentation erhalten die Teilnehmer dann mit Ihrer Einladungs-E-Mail.
Wenn Sie die internationalen Einwahlnummern nutzen dürfen, können Sie alle unsere Einwahlnummern Ihren Teilnehmern schicken. Oder Sie treffen eine Auswahl. Klicken Sie hierzu auf „Bearbeiten“.
- Einladungsvorlage öffnen
Zum Schluss den großen blauen Button „Einladungsvorlage öffnen“ klicken. Dann geht ein neues Fenster auf. Öffnen Sie Ihre Einladung in Ihrem Mail-Programm und versenden Sie Ihre Einladung an die Teilnehmer.
Sie können den Text mit einem Klick kopieren und selber in eine Nachricht einfügen.
Da Sie die Nachricht abschicken, erhalten Sie die Antworten direkt. talkyoo erhält keine E-Mailadressen von Ihren Teilnehmern. Datensparsamkeit ist Teil unseres Datenschutzkonzeptes. Datenschutz und DSGVO-Konformität haben für uns einen sehr hohen Stellenwert.
Fragen zur Einladung von Teilnehmern der Telefonkonferenz
Die Erreichbarkeit des Konferenzsystems ist so noch sicherer. Es kann vorkommen, dass eine Einwahlnummer wegen einer lokalen Störung nicht erreichbar ist. Dann wählen Sie oder Ihre Teilnehmer einfach einer der zusätzlichen Einwahlnummern.
Egal welche der Einwahlnummer Sie benutzen, wenn Sie danach die richtig Raumnummer eingeben gelangen Sie in denselben Raum.
Jeder Kunde aus Deutschland erhält seine eigene Rufnummer in seinem eigenen Ortsbereich. Damit gehören Ihre Telefonkonferenzen noch mehr zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen. Berliner Kunden werden also eine Festnetz-Einwahlnummer mit der Vorwahl 030 erhalten.
Nur Sie und Ihre Teilnehmer kennen die persönliche Einwahlrufnummer.
Bei der Registrierung geben Sie ihre Adressdaten an, anhand derer wir die Rufnummer ermitteln. Bei allen Bestandskunden ermitteln wir die persönliche Rufnummer inklusive der Vorwahl anhand der bereits im System hinterlegten Adressdaten. Bei Unternehmen, die sich mit mehreren E-Mail-Adressen Telefonkonferenzräume holen oder geholt haben, haben wir pro Anmeldung eine persönliche Einwahlrufnummer von uns vergeben. So kann z. B. die Verkaufsabteilung zukünftig unter einer eigenen Einwahlrufnummer Telefonkonferenzen abhalten.